Je event door de ogen van de cateraar

Jij hebt al een duidelijk beeld van je evenement en hoe het eindresultaat eruit moet zien. Of smaken, want nu moet ook je cateraar mee in je verhaal stappen. Wij delen enkele tips om een duidelijke briefing op te stellen waarmee je cateraar meteen aan de slag kan. Met deze info onder de arm stap jij straks zelfverzekerd naar je cateraar voor een culinair succesverhaal.

Foto (boven) via J&M Catering voor Antwerp Diner

Kies in overleg voor de juiste cateringformule 

Een ervaren eventplanner die de klant kan lezen, is een groot pluspunt voor een cateraar. J&M Catering: “We proberen altijd tot de essentie te komen van wat klanten precies willen. Wat zoekt de klant? Wat zijn hun verwachtingen? En vooral: welk verhaal wil hij of zij straks vertellen. In functie daarvan kunnen we een op maat gemaakte formule uitschrijven die helemaal past binnen het concept dat de klant voor ogen heeft.” 

Zorg voor voldoende eet- en drinkmomenten

Bij het bepalen van de hoeveelheid drank en voedsel voor je event schiet je cateraar je te hulp. “Afhankelijk van het type verhaal dat je wil brengen, is een specifieke cateringformule gewenst”, zegt J&M Catering. Hou vooral rekening met de standaard maaltijdmomenten. “Soms is een receptie voldoende, maar tijdens ontbijt-, lunch- of dineruren krijgen je gasten honger en wensen ze iets te eten.” Gasten die voldoende kunnen eten en drinken tijdens je event blijven langer, zijn goedgemutst en zorgen zo eigenlijk voor het (nog beter) welslagen van je event.

Foto via J&M Catering

Hou rekening met je doelpubliek  

Er zijn enkele bepalende factoren die van groot belang zijn voor de cateringformule van je event. Zo speelt de duur van je event een belangrijke rol. Komen je gasten ’s morgens aan en blijven ze tot in de late uurtjes? Of vraag je je genodigden alleen voor een korte receptie of vergadering? Vraag jezelf ook even af wie je gasten zijn. Een event voor gezinnen met kinderen vraagt een heel andere invulling dan een bedrijfsfeest. Ten slotte is het seizoen en het weer ook zeer bepalend voor je event. Gasten drinken bijvoorbeeld meer op een warme zomerdag. Zo voorziet J&M graag frisse, lichte gerechten in de zomer en heerlijke stoverijen in de winter. 

Kom tegemoed aan dieetwensen  

Cateraars als J&M krijgen steeds vaker specifieke aanvragen voor dieetwensen. “We werken al geruime tijd met formules waarbij 20% van de gerechten vegetarisch en/of veganistisch is”, zegt J&M. “De laatste jaren merken we echter dat het aandeel van allergieën en intoleranties steeds groter wordt. Daarom werken we nu ook een menuvoorstel uit waarin we rekening houden met de meest voorkomende allergieën: gluten, lactose en noten.” 

Vergeleken met enkele jaren geleden ziet J&M een grote verschuiving in eetgewoontes op evenementen. “Vroeger aten mensen op events als echte Bourgondiërs: overdadige porties, veel sauzen, drank, …Vandaag is dit helemaal anders en willen we gasten dan ook lekkere, gezonde en evenwichtige gerechten voorschotelen. Zo gaat niemand nog met een overladen gevoel naar huis.”​​​​​​​

Foto via J&M Catering

Nodig je cateraar uit in de feestzaal 

Om niet voor verrassingen te staan op het event zelf, is het voor een cateraar belangrijk om de feestzaal op voorhand te bekijken. Wat vaak vergeten wordt is dat een cateringbedrijven voldoende stroom nodig hebben zowel in de keuken als op het buffet. Daarnaast wil de cateraar bekijken welke mogelijkheden de feestzaal biedt bij het in-en uitladen van de materialen. Kan hij bijvoorbeeld aanrijden met een vrachtwagen? Mag je rondrijden met een transpalet of moet alles met de hand gedragen worden? Ten slotte zijn de voorzieningen in de keuken ook belangrijk. De specialist kijkt na of alle toestellen wel aanwezig zijn om jouw gerechten te kunnen bereiden. Zo niet, neemt hij vaak (en graag) eigen toestellen mee.  

Zorg voor personeel ‘with a smile’

J&M Catering investeert in kwalitatieve inhouse opleidingen voor hun personeel. “Onze medewerkers zijn het uithangbord van J&M Catering, want zij komen rechtstreek in aanraking met de klant. Daarom vinden we het belangrijk dat ze de juiste vibe uitstralen en de juiste waarden en normen van het bedrijf naar voren brengen.”, zegt J&M. 

Foto via J&M Catering​​​​​​​

Respecteer de deadlines 

Ook een cateraar werkt met deadlines. “We proberen een dossier zo’n 10 dagen voor het event helemaal rond te hebben. De formule moet inhoudelijk bepaald zijn, en de aantallen en eventuele dieetwensen moeten doorgegeven worden. Zo kunnen wij tijdig de nodige bestellingen plaatsen en het juiste personeel voorzien.” 

Dit artikel kwam tot stand i.s.m. J&M Catering