Hoe organiseer je een congres: 7 tips

Een congres is een bijeenkomst op grote schaal die heel wat organisatie vraagt. Daarom is een goede voorbereiding heel belangrijk. Weet niet waar te beginnen? Met deze 7 handige tips van House of Events organiseer jij in een handomdraai een succesvol congres.

Foto (boven) via Blue Moon

Wat wil je precies bereiken? 

De eerste uitdaging is je doelstellingen precies onder woorden kunnen brengen. Wil je nieuwe informatie meedelen, resultaten tonen, ideeën uitwisselen, de toekomst bekijken? Op basis daarvan ga je een  (sociologische of economische) doelgroep omschrijven. Zodra je de doelgroep en doelstellingen hebt vastgelegd kan je met je medewerkers brainstormen over het concept, de methode, de aanpak en uitvoering.

Tijd is alles 

Organiseer je een congres? Begin dan op tijd! Wil je echt sprekers van hoog niveau uitnodigen, dan contacteer je hen het best een jaartje op voorhand. Rond deze periode ga je best ook op zoek naar de geschikte locatie. Afhankelijk van het doel dat je nastreeft, kies je een locatie die qua stijl, mood of efficiëntie hierbij past. Zodra je je locatie reserveert, ligt meteen ook je datum vast. 

Goed budgetteren bezorgt je nachtrust

Naast je inhoudelijke doelstellingen zijn ook je financiële inschattingen van groot belang. Kan je maanden op voorhand reeds je vaste kosten goed berekenen? Heb je zicht op variabele onkosten, op sponsorgelden, op de noodzakelijke technische en administratieve ondersteuning? Leg je budget contractueel vast en overloop het geregeld met je medewerkers.

Een ideaal team van leveranciers

Je eventlocatie ligt vast, nu nog geschikte leveranciers. Kies bijvoorbeeld een cateraar die de inhoud van je congres begrijpt en weergeeft. Denk ook aan het nodige verhuurmateriaal, eventuele decoratie en audiovisuele diensten die bij je onderwerp passen. 

Naar een goed programma kijk je echt uit! 

Een congres staat of valt bij de sprekers. Naar topsprekers komen al je collega's en medewerkers graag luisteren. Vooral naar hen die hun gedachten kernachtig en daadkrachtig kunnen verwoorden. Wat ze echt te zeggen hebben zal bijblijven, zeker wanneer ze hun spreekstijl voldoende zullen variëren. Interactie met het publiek maakt de sprekerssessie helemaal af. 

Een draaiboek op de achtergrond 

Al je voorbereidingen om met een team een hoogstaand congres in te richten sla je het best op in een gedetailleerd draaiboek. Maanden op voorhand komen hier de grote en kleine afspraken in, worden de verantwoordelijkheden opgeslagen en tekenen zich een reeks actiepunten af. Een goed draaiboek staat garant voor een vlot verloop van je congres. 

De wereld veroveren 

Een kwaliteitsvol congres, daar moet de buitenwereld over horen! Verzorg dus je communicatie van bij de start, met teasers en save-the- dates en schakel zo snel mogelijk alle social media in. Informeer je peers, collega's en medewerkers over de resultaten, bedank alle sprekers en publiceer je eerste resultaten zo snel mogelijk op  websites die relevant zijn voor jou.