Tips voor een stress-vrij evenement

Bij het plannen van een evenement komt heel wat kijken. Geen zin om op de dag zelf nog honderd en één dingen te regelen? Zorg je er liever voor dat jouw evenement stressvrij verloopt? Bekijk dan even deze checklist!

Foto (boven) via Event Masters

1. Hoe vroeger, hoe beter

Start op tijd met het plannen van jouw evenement. Zo zorg je voor gemoedsrust en minimaliseer je stress. Je zoektocht naar de perfecte locatie hoort bovenaan jouw to-do lijst. Vanaf je locatie vastligt, kun je je save the date communiceren aan je genodigden. 

2. Partners in crime

Werk je met een event planner? Dan kan hij of zij nu écht voor je aan de slag. Ga je zelf aan het werk, boek dan ook je andere event professionals best tijdig . Is jouw evenement op een zaterdag in het voorjaar? Wacht dan niet te lang om je partners te boeken. Dat is namelijk het communie- en huwelijksseizoen. Zomer? Dan zijn de festivals alomaanwezig. Door meteen na het vastleggen van je eventdatum je dream team van event professionals te contacteren, krijg je een goed overzicht van de mogelijkheden. Hoe vroeger je start, hoe meer mogelijkheden je nog hebt.

3. Uitnodigen maar 

Natuurlijk wil je dat jouw evenement succesvol is en dat veel gasten op jouw uitnodiging ingaan. Hiervoor is het belangrijk dat je jouw uitnodigingen op tijd verzendt. Zo zorg je ervoor dat de agenda van je gasten nog vrij is. Maak een sterk communicatieplan, en gebruik de juiste kanalen met een sterke boodschap om snel je gewenste aantal aanwezigen te kunnen noteren.

4. Ready, set, go!

Een draaiboek zorgt ervoor dat iedereen op de dag zelf op de hoogte is van zijn of haar taken. In een draaiboek vind je alle informatie over het evenement, samen met de gegevens van alle betrokken partijen. Je event planner zorgt ook voor een tijdlijn met alle taken die tijdens, voor en na het evenement dienen te gebeuren. Zo zorg je ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. 

5. Go to-persoon

Dreigt er toch iets mis te gaan tijdens je feest of event? Dan is het belangrijk dat iedereen weet wie ze hier voor dienen aan te spreken. Zorg ervoor dat de persoon in kwestie helemaal op de hoogte is van het draaiboek en tijd heeft om last-minute dingen te regelen. Deze persoon staat op de dag van jouw event in voor het blussen van alle brandjes – en liefst heeft hij of zij proactief in de gaten waar meest aandacht nodig is. Een professionele event planner heeft de nodige ervaring en expertise om eventuele posten extra te bemannen.