Corona-huisarrest? Organiseer je event online!

Sinds 12 maart mag geen enkel evenement, groot of klein, nog fysiek plaatsvinden. Maar wat als je je favoriete geplande event online kan volgen? We stellen je graag één van de belangrijkste trends in de VS voor: de ‘virtual events’. Een virtueel of online event is eigenlijk hetzelfde als een ‘echt’ evenement. Het enige verschil is dat je het ook gewoon vanuit je zetel thuis kan volgen. Dit wordt mogelijk gemaakt door onder andere livestreams en apps.

1. Livestream je event

Door een livestream op te starten, zorg je ervoor dat je online publiek je hele event kan volgen. Van gastsprekers en speeches tot lichtshows en muziek. Armani gaf al het goede voorbeeld. Om alle medewerkers, modellen en gasten te beschermen tegen het coronavirus in Italië, streamde Armani hun volledige fashion show live op hun website. 

Er zijn veel verschillende mogelijkheden om te live streamen. Denk maar aan Youtube Live, Facebook Live, Instagram Live, Livestream, etc. Je online publiek kan je livestream ook delen met hun vrienden op hun sociale media, wat zorgt voor extra kijkers voor jou! 

Overweeg jij jouw event online te livestreamen? Contacteer dan je audiovisuele partner voor een aanpak op maat van jouw event!

2. Stimuleer (online) netwerken

Je gasten komen vaak naar je event om er te netwerken. Blijf deze mogelijkheden aanbieden door het gebruik van enkele specifieke online networking apps zoals Whova, Pathable of LinkedIn. De bestaande online netwerking apps hebben vrij uiteenlopende gebruiksredenen, dus informeer je ruim op voorhand over welke app(s) voor jouw online event best inzetbaar zijn.

3. Je event details in een online app

Op je event krijgen je gasten soms het programma mee op papier. Zorg ervoor dat je online gasten hetzelfde krijgen in een web, native of hybride app. Wanneer je publiek van op afstand kan inloggen op dezelfde app en toegang heeft tot alle informatie voelt het zich meer betrokken. Of voeg een live poll toe om de betrokkenheid van je kijkers te verhogen. Bespreek de resultaten van de polls op je event zodat de toeschouwers weten dat je om hun mening geeft. Voorzie de mogelijkheid voor online viewers om -al dan niet op voorhand- hun vragen te stellen, die tijdens de livestream beantwoord kunnen worden. 

4. Plan een virtuele meeting

Valt je conferentie, vergadering of business lunch in het water door de nieuwe maatregelen? Organiseer een virtual meeting! Een online meeting is efficiënter dan eindeloos over-en-weer ge-email. Zorg ervoor dat je op voorhand duidelijke afspraken maakt met je deelnemers, zoals een agenda en rollenverdeling om de concentratie hoog te houden. Maak duidelijk wat je wil bereiken tijdens de meeting en wat je verwacht van de deelnemers. 

Kies een video-conferencing tool die bij jouw event en manier van werken past. Je kan gaan voor een gratis tool zoals Skype of Zoom, maar er zijn ook meer professionele tools die je gratis kan proberen en daarna kan uitbreiden. Audiovisuele specialisten zoals John&Jane, Hofnar, Play AV, SSL Rent, Blue Moon en PRG creëren een perfect technisch kader voor je professionele webinars. Zo kunnen al je meetings gewoon doorgaan, zonder technische problemen. De voordelen van een webinar zijn dat je je niet hoeft te verplaatsen, alles wordt opgenomen, je kan de meeting later nog eens herbekijken én je kan rechtstreeks contact hebben met de sprekers via vraag- en antwoordsessies. 

TIP voor alledaags virtueel contact onder thuiswerkers: Google wil ook z’n steentje bijdragen in deze coronacrisis, en maakt de premium versie van hun workplace videochat tool Google Hangouts gratis beschikbaar tot juli 2020! Op deze manier kunnen werknemers, onderwijzers en studenten gratis en professioneel gebruik maken van deze tool van thuis uit. Carole Lamarque, CEO van Duval Union Innovative Marketing, merkt op: “Wij laten de camera gewoon de hele dag aanstaan, in deze periode van thuiswerken. Zo kan ons team even vlot blijven functioneren als zouden we naast elkaar op kantoor zitten!”

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met leuke nieuwigheden in de eventsmarkt, trends, tips en tricks en nog veel meer.