Je event uitstellen door coronamaatregelen: Stappenplan

De overheid adviseerde dinsdagnamiddag 10 maart om alle (binnen)evenementen waar duizend of meer gasten aanwezig zouden zijn af te lassen of uit te stellen. Een nodige maatregel om de verdere verspreiding van het coronavirus te vermijden. Maar ook een advies waarbij iedereen die iets te maken heeft met het plannen en organiseren van evenementen op de tippen van hun tenen liep. Afwachten was voor velen de boodschap. Op 12 maart kwam het officiële verdict: het Nationaal Crisiscentrum meldt dat geen enkel evenement, ongeacht de omvang en of ze openbaar of privé zijn, nog mocht doorgaan. Velen stonden voor een dilemma: afgelasten of uitstellen?

Foto (boven): Event Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Styn Photography - A/V: John & Jane - Locatie: Tour & Taxis

Ben jij in het geval dat je evenement uitgesteld zal worden? Hieronder vind je een stappenplan dat je kan volgen indien jij je evenement(en) moet verplaatsen. 

1. Contacteer je event planner

Indien je met een event planner werkt, is dit de aangewezen persoon om als eerste te contacteren. Je event planner staat namelijk in jouw naam in contact met alle leveranciers die jouw evenement omtoveren tot een geslaagde dag of avond. Overleg hoe jullie dit in de toekomst willen aanpakken, wat haalbaar is en of je evenement nog steeds actueel is op een latere datum. Voorzie nieuwe data waarmee je event planner opnieuw aan de slag kan gaan. 

2. Informeer je leveranciers as soon as possible

Wanneer je geen event planner hebt die in contact staat met je leveranciers, breng je hen best zelf zo snel mogelijk op de hoogte van je gewijzigde plannen. Zij zullen ongetwijfeld met veel vragen zitten, dus communicatie is key. Je leveranciers zijn professionals die je zeker kunnen helpen bij het (opnieuw) organiseren van je event. 

3. Sloot jij een eventverzekering af?

Overmachtssituaties zijn verzekerbaar, maar indien je contract een pandemie uitsluit kun je je hierop niet beroepen. Lees dus zeker je contract goed door. Verder is de enige verzekering die de gevolgen van het coronavirus nu kan dekken een annuleringsverzekering die vooraf was afgesloten. Je kan best je eventverzekeraar contacteren. Hij of zij zal nagaan of een vergoeding kan verkregen worden. 

Let op: na de uitbraak van COVID-19 werd een toekomstige verzekering voor deze oorzaak niet meer verzekerbaar. Als je nu een verzekering afsluit, zal het coronavirus dus niet meer kunnen gedekt worden.

4. Bespreek je opties aan de hand van jullie contracten 

Het is belangrijk om je contracten met je event leveranciers grondig na te lezen. Zo kan je samen met hen nagaan wat je opties zijn wat betreft de verplaatsing van je evenement naar een nieuwe datum en welke financiële regelingen eventueel getroffen kunnen worden. Besteed vooral aandacht aan de ‘annulatie door overmacht’-clausules in je contract, aangezien deze op dit moment het meest van toepassing zijn. 

5. Breng je gasten op de hoogte over het uitstel 

Je gasten keken ongetwijfeld uit naar je evenement. Zij zullen waarschijnlijk teleurgesteld zijn, maar begrijpen je beslissing sowieso. Dit is overmacht, jij kan er zelf niets aan doen. Licht je gasten in door hen een mailtje te sturen of een persoonlijk belletje te geven, naargelang de grootte en het type event dat je organiseert. Je kan ook gebruik maken van sociale media om snel en efficiënt informatie te verspreiden. Benadruk dat van uitstel geen afstel komt, en dat je event op latere datum nog beter wordt!  

6. Treuren mag 

Of het nu om een spetterend feest ging of een professionele teambuilding, iets waar je zelf tijd en energie in stak moeten uitstellen doet altijd een beetje pijn. Geef je zelf de kans om even verdrietig te zijn en je emoties te verwerken. Trek jezelf op aan het feit dat je nu meer tijd hebt om je event nóg sterker te organiseren. Zie het als een uitdaging waar je nog meer voldoening uit kan halen. 

7. Hou je publiek warm dankzij 'spoilers' 

Een leuk alternatief om je in tussentijd mee bezig te houden is het plaatsen van zogenaamde 'spoilers' (bv. op sociale media). Maak je toekomstige gasten warm met geheimzinnige foto’s of weetjes over hoe je event er zal uitzien, een foto van het overheerlijke eten van je cateraar, de (nieuwe) locatie of door eventueel een tipje van de sluier te lichten over het thema van je event. Laat je creatieve geest los en denk out-of-the-box nu je kan! 

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met leuke nieuwigheden in de eventsmarkt, trends, tips en tricks en nog veel meer.