7 Belangrijke vergunningen voor je event

De organisatie van een evenement brengt een aantal administratieve verplichtingen met zich mee. Wij nemen je graag mee op sleeptouw doorheen de wereld van vergunningen en toelatingen, zodat je straks zorgeloos kan genieten van een spetterend én veilig evenement.

Eventvergunning 

Voor een openbaar evenement voor het grote publiek zoals (outdoor) bedrijfsevents, productvoorstellingen, congressen of beurzen ben je verplicht om bij de plaatselijke gemeente een eventvergunning aan te vragen. Vindt je event plaats in een officiële feestlocatie? Dan beschikken zij meestal over een geldende event- of uitbatingsvergunning. Voor kleinere events in de privésfeer zoals vergaderingen of personeelsfeesten is een aparte aanvraag meestal niet van toepassing; toch doe je er goed aan om het politie/brandweer reglement van de desbetreffende locatie te raadplegen. Organiseer je een groots huwelijks-, communie- of jubileumfeest met tenten in je tuin? Dan is het vaak voldoende om een melding van het event door te geven aan de gemeente én aan je verzekeraar. 

Veiligheidsplan  

Wanneer de procedure voor je eventvergunning is opgestart, kan de gemeente een veiligheidsplan opvragen voor je openbare evenement. Deze tool bestaat in de eerste plaats uit een risicoanalyse, inplantingsplan en draaiboek. Het veiligheidsplan geeft een schets van de mogelijke gevaren en de hieraan gekoppelde preventiemaatregelen tijdens de feestelijkheden. Daarnaast biedt het veiligheidsplan een overzicht aan verplichtingen, voorschriften en andere veiligheidsprocedures. Voor evenementen met een impact op de openbare orde zullen de bevoegde openbare diensten (brandweer/politie) hierover normaliter met jou een overleg wensen.  

Drank- en voedselvergunningen

Voor het schenken van alcohol heb je twee vergunningen nodig. Met de tapvergunning krijg je de toelating voor het schenken van ‘gegiste dranken’, lees bieren. Daarnaast bestaat er een aparte vergunning voor het schenken van sterke dranken. Voor events in officiële eventlocaties is een aparte drankvergunning niet nodig aangezien de feestzalen meestal over de nodige toelatingen beschikken. Kijk verder na of je cateraar een vergunning kan voorleggen die hem toelaat om voedsel te bereiden, het zogenaamde FAVV-document. Vraag tijdens de besprekingen en bezoek bij de cateraar ook altijd of je de keukeninstallaties mag bekijken. Zo weet je meteen of de cateraar de normen inzake voedselveiligheid (HACCP) correct opvolgt.  

Geluidsvergunning 

De huidige geldende geluidsnormen liggen op een maximum van 85 dB (decibel). Een muziekevent moet je altijd aangeven bij de gemeente, zeker wanneer je de geldende geluidsnormen overschrijdt. Ga je over 85 dB, dan ben je verplicht om het geluid gedurende de hele activiteit te meten met een specifiek meettoestel. Vanaf 95 dB en hoger dien je alle geluidsterktes tijdens je event te meten én te registreren. Bovendien stel je vanaf dit niveau gratis oordoppen ter beschikking voor je publiek. Denk ook aan de buren: een korte communicatie voor het evenement waarbij je een contactnummer doorgeeft in geval van klachten of problemen verkleint de kans op een incident of de escalatie ervan.  

Muziekvergunning

Voor openbare evenementen zoals bedrijfsfeesten dien je op muzieksets auteursrechten te betalen. Ook voor de fijnste achtergrondmuziek komen Sabam (auteurs en componisten) en billijke vergoeding (uitvoerders en producenten) aan bod. De enige uitzondering is een huwelijksfeest, waarvoor je geen auteursrechten hoeft te betalen. Eindigt je event in een spectaculaire vuurwerkshow? Ook hiervoor vraag je bij de gemeente een vergunning aan. 

Keuring van de stellingen 

Alle stellingen op je event, zoals tenten, podia en banners, dienen volgens bepaalde regels geplaatst worden om te vermijden dat ze omvallen, inzakken of omwaaien. Vraag daarom steeds voor aanvang van de werken naar het technisch constructiedossier en de keurings- en verzekeringsattesten van je tentenbouwer en technici.  Bij grotere constructies of bij verhoogd risico (vb plaatsing in omgeving met veel wind) kan het aangewezen zijn om na plaatsing een keuring te laten uitvoeren door een externe controledienst.  

Aanpassing openbare orde 

Als je publieksevenement mogelijks de openbare orde verstoort, dien je ook hier een vergunning voor aan te vragen bij de plaatselijke gemeente. Enkele voorbeelden zijn het afsluiten of omleiden van nutsvoorzieningen, het afsluiten of deels toegankelijk maken van de openbare weg, het ophangen van verkeersborden en het omleiden van verkeerswegen. Tot deze categorie behoren ook de afspraken rond het te respecteren sluitingsuur. 

Dit artikel kwam tot stand i.s.m. SAS Consult.