8 tips om effectief te vergaderen

Het is je gelukt om enkele belangrijke personen samen rond de tafel te krijgen. Nu is het nog een kwestie van je vooropgestelde doelen te bereiken. Hoe zorg jij er straks voor dat jouw vergadering uiterst effectief verloopt? Dankzij deze tips wandel je straks met je behaalde successen de vergaderruimte uit.

Goed voorbereid, half gewonnen 

Het succes van een effectieve vergadering hangt voor een groot deel af van de manier waarop ze werd voorbereid. Heb jij als organisator voldoende tijd genomen om elk punt structureel goed aan te kondigen en uit te werken? Hebben de deelnemers genoeg tijd gehad en genomen om jouw voorbereidingen te lezen? Inzicht in het verloop en de bedoelingen van de vergadering is belangrijk. Zorg ervoor dat de verwachtingen van de deelnemers op voorhand al goed afgestemd zijn op elkaar. 

Vertrouwen in de agenda 

Een vergadering wordt voorbereid en ingeleid aan de hand van de agendapunten. Over deze relevante zaken zal tijdens de meeting van mening worden gewisseld, om uiteindelijk te eindigen in een bepaalde besluitvorming. Afhankelijk van het soort agenda (wil je één moeilijke beslissing nemen, informatie doorgeven of samen brainstormen?) zal de stijl en de voorbereiding van je vergadering telkens anders zijn. 

Uitvoering van de agenda 

Wanneer alle deelnemers de agenda op tijd toegestuurd kregen en daadwerkelijk ook lazen, zijn de verwachtingen van de vergadering duidelijk. Om concrete resultaten te boeken, moet elk agendapunt duidelijke doelstellingen hebben. Respecteer hierbij een (vooraf) bepaald tijdskader, dat je per onderwerp bewaakt. Indien nodig, beperk je het aantal agendapunten om een meer effectieve en succesvolle vergadering te garanderen. 

Mee met de media 

Beschikken alle aanwezigen over dezelfde technische knowhow en apparatuur? Is het uitdelen van papieren prints nog steeds nodig voor je deelnemers? De afstemming van visuele en IT-gestuurde media kan de uitvoering van de agenda sterk faciliteren.

Foto via Faculty Club

Een voorzitter aanduiden

Het succes van een effectieve vergadering hangt vaak af van de rol die de voorzitter speelt. Soms is een technische voorzitter aangewezen, wanneer bepaalde agendapunten en verwachtingen op een specifieke manier dienen behandeld te worden. De inleiding van de vergadering (bv. goedkeuring van vorige verslagen) mag geen aanleiding geven tot nieuwe discussies. En bij de afsluitende rondvraag worden enkel nog informatieve gedachten gewisseld.

Effectief en efficiënt leiderschap

Een leider heeft goede dossier- en mensenkennis nodig. Een effectieve en efficiënte voorzitter weet alle agendapunten goed in te leiden, de tijd van elk punt goed te bewaken en een duidelijke besluitvorming weer te geven. De concrete actiepunten en conclusies worden vervolgens opgenomen in een verslag. Idealiter laat de voorzitter alle deelnemers aan bod komen, zonder onderbroken te worden. Dit versterkt de groepsdynamiek en de wil om samen de gemaakte afspraken te realiseren. 

Wie mis ik hier eigenlijk?

De samenstelling en de motivatie van de vergadergroep bepaalt of je al dan niet succesvol kan vergaderen. Iedereen deelt verschillende meningen en verwachtingen en deze lopen soms heel erg uiteen. Daarom zorgt een bruggenbouwer met creatieve ingevingen, humoristische opmerkingen of verrassende quotes er soms voor dat de nodige besluiten ook echt worden genomen. 

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met leuke nieuwigheden in de eventsmarkt, trends, tips en tricks en nog veel meer.