Zo brief je de DJ voor je bedrijfsfeest

Organiseer je binnenkort een corporate event en heb je hiervoor een DJ geboekt? Dan is het belangrijk dat je op voorhand enkele zaken met je DJ afstemt. Hier vind je enkele zaken die je best opneemt in je briefing voor de DJ voor je bedrijfsfeest.

Foto (boven) via DJ Tom

Doel van het event 

Bespreek met je DJ wat precies het doel is van je evenement. DJ Tom vertelt dat dit voor een DJ een bepalende factor is bij de keuze van zijn of haar platen: “Is je event gericht op klanten, of is het puur voor personeel? Is het doel netwerken, of eerder teambuilding? Afhankelijk van wat je voor ogen hebt, kan de setting van je event helemaal anders zijn. Het is dus belangrijk om je DJ op de hoogte te brengen van wat je doel is en wie de gasten. Zo creëer je echte tevredenheid bij de opdrachtgever”, legt Tom uit. 

Een blik op het draaiboek

Voor een DJ is het altijd handig om een blik te mogen werpen op het draaiboek, zegt DJ Tom. Zo is hij of zij volledig op de hoogte van het verloop van het event. “In een draaiboek staat bijvoorbeeld om hoe laat de gasten toekomen, of wanneer het dansfeest verwacht wordt te beginnen. Dat is zeer handige informatie voor een DJ. Zo heb je een goed beeld van het verloop van de avond”, legt Tom uit. 

The right gear

DJ Tom vertelt: “Voor een DJ is het zeer belangrijk om te weten wat de locatie zelf aanbiedt qua installatie. Denk hierbij aan microfoons en boxen, maar ook lichtinstallaties en/of rookmachines.” Kent je DJ de locatie die je hebt gekozen voor je bedrijfsfeest? Prima, dan weet hij of zij al wat hij kan verwachten van de aanwezige installatie. Is het echter een nieuwe locatie? Vraag dan aan de uitbater van je zaal wat reeds aanwezig is, en stem met je DJ af wat je eventueel nog voorziet via je audiovisuele partner.

Terugkerende tunes 

Zet jouw bedrijf specifieke nummers in op haar events, of hebben jullie een steeds terugkerende tune in jullie communicatie – een soort power song die alle neuzen meteen in de juiste richting zet? Dan is het leuk om je DJ hier ook van op de hoogte te brengen, vertelt DJ Tom. “Vaak zijn bedrijfsfeesten al een hele dag bezig als de DJ toekomt. Door je DJ op de hoogte te brengen van een veelgebruikt nummer of tune, kan hij of zij dit liedje ook integreren in wat hij of zij draait. Zo loopt er een rode draad doorheen je hele bedrijfsfeest.” 

Blacklisten maar

“De beste input die klanten kunnen geven, is bijvoorbeeld ook wat ze zeker niét willen qua muziek op hun event”, lacht Tom. “Hier hou ik dan ook altijd rekening mee”, vervolgt hij. Denk dus goed na over welke muziek je graag wenst, maar pols zeker ook bij het management of bepaalde key stakeholders welke liedjes een no go zijn op je bedrijfsfeest. Zo kan je een bepaald genre uitsluiten, zoals bijvoorbeeld schlager- of carnavalsmuziek, of je kan een blacklist maken van nummers die je echt liever niet gespeeld ziet worden. 

To feed or not to feed

Een praktische noot, die de prestatie van de DJ op je bedrijfsevent zeker ten goede zal komen: voorzie je voor hem of haar best een crew meal? “Ikzelf eet meestal op voorhand, maar niet elke DJ doet dit”, vertelt DJ Tom. Ga dus zeker na of je best ook voor je DJ iets te eten voorziet en of hij of zij niet allergisch is aan bepaalde voedingswaren of graag vegetarisch of veganistisch eet.”, vervolgt DJ Tom. 

Get the party started 

Als laatste tip geeft DJ Tom mee om het dansfeest pas te laten starten als allerlaatste activiteit. “Door ervoor te zorgen dat alle activiteiten afgerond zijn wanneer je DJ begint te draaien, kan je een mooie sfeer creëren die niet meer onderbroken hoeft te worden voor mededelingen”, licht Tom toe. 

Over de topsfeer op jouw bedrijfsevent zullen je gasten vast nog lang napraten!