Een beurs organiseren, dat doe je zo!

Een beurs kenmerkt zich door de aanwezigheid van verschillende standhouders op één georganiseerde plek. Deze standhouders bezorgen er informatie over de verschillende producten en mogelijkheden binnen een bepaalde markt of sector. Eventueel heeft een beurs ook als doel om effectief te verkopen. Hierdoor vergt het organiseren van een beurs specifieke aanpak. House of Events leert je hoe het moet.

Foto (boven) via New Balls Please 

Het doel van je beurs 

In de volgende stap bepaal je het doel van je beurs. Je wil in de eerste plaats zoveel mogelijk bezoekers over de vloer krijgen. Daarnaast wil je gasten misschien informeren over de nieuwe producten of technieken in de markt. Extra boekingen of bestellingen faciliteren, is ook een mogelijkheid. De doelstellingen geven je inzicht in de manier waarop je ze wil bereiken. Daarna kan je bepalen welk type beurs je wil organiseren: een commerciële beurs voor het grote publiek, een intern event voor klanten en leveranciers of een niche beurs voor een specifieke doelgroep zoals postzegelverzamelaars. 

Kies je locatie & datum 

Is het mogelijk om de beurs te organiseren op jouw bedrijf? Zo niet, dien je op zoek te gaan naar een geschikte locatie voor je beurs. Vraag goed na of de nodige voorzieningen voor beursstanden, zoals elektriciteit, internet en eventueel water, voldoende aanwezig zijn. Bepaal ook de datum waarop je je beurs wil laten plaatsvinden. 

Recruteer je standhouders

Geen beurs zonder standhouders. Je kan de inhoud van de beurs volledig zelf invullen, al komt dit weinig voor. Tijd dus om op zoek te gaan naar betrouwbare en kwalitatieve partners. Bouw een database van mogelijke geïnteresseerden uit, zodat je beurs straks een mooi aanbod aan waardevolle standhouders vertegenwoordigt.

Stel je dream team van leveranciers samen

Je eventlocatie, die heb je al. Ga nu op zoek naar de geschikte leveranciers. Een goede cateraar die niet alleen je bezoekers, maar ook je personeel en standhouders culinair in de watten legt, is onmisbaar. Een locatie kan je perfect from scratchaankleden met het nodige verhuurmateriaal, decoratie en audiovisuele diensten die in je thema passen. Afhankelijk van het type beurs dat je wil organiseren kan een specifieke act of andere animatie ook van pas komen. 

Promoot je beurs bij mogelijke bezoekers

Je beurs begint stilaan meer vorm te krijgen. Tijd om je bezoekers te prikkelen met jouw idee. Organiseer je een beurs voor partners en leveranciers? Dan beschik je misschien over gastenlijst. Stuur je gasten een persoonlijke uitnodiging om hen op de hoogte te stellen van de beurs. Voor een commerciële beurs voor het grote publiek zet je offline- en online mediakanalen in zoals posters, folders, een website,… om je doelgroep te bereiken. 

Papierwerk 

Groot of klein, intern of voor het grote publiek... Een beurs vraagt heel wat voorbereidend werk. Denk bijvoorbeeld aan je eventvergunning en risicoanalyse die via de gemeente verloopt. Ook aangiftes van muziek bij SABAM en de controle van podia, stellingen en eventuele tenten dient tijdig te gebeuren. Onthoud steeds dat veiligheid boven alles gaat. Daarom doe je voor de organisatie van je beurs beroep op de nodige tools zoals draaiboeken, inplantingsplannen, taakverdelingen, evacuatieplannen, noodprocedures, enzovoort. Een preventieadviseur zoals SAS Consult weet wel raad.  

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met leuke nieuwigheden in de eventsmarkt, trends, tips en tricks en nog veel meer.