Artiesten boeken? Denk dan aan…

Plan jij binnenkort graag een band of artiesten op je bedrijfsevent? Ontdek hier de vijf zaken waaraan je best denkt als je artiesten wil boeken.

Foto (boven) via PRG

1. Beschikbaarheid

Contacteer de act die je graag wil voorzien op je event zo snel mogelijk. Zo ben je er zeker van dat de artiest(en) in kwestie nog vrij zijn. Zeker in de zomer zijn artiesten vaak snel volgeboekt. Neem zodra je de datum van je event kent contact op met de artiest van je keuze, of met zijn of haar boekingskantoor. Is je favoriete artiest reeds bezet, op de door jou gewenste datum? Vraag dan aan het boekingskantoor of zij een gelijkaardige act kunnen voorstellen.

2. Contract

Laat, zodra je artiest bevestigd heeft, alle afspraken tussen beide partijen vastleggen in een contract. Zo wordt er duidelijkheid geschept over de verwachtingen en ontstaan er geen misverstanden. Hou er bijvoorbeeld ook rekening mee dat er hoogstwaarschijnlijk een voorschot gevraagd zal worden bij het boeken van je artiesten, en dat je materiaal zal dienen in te huren voor een vlekkeloze performance op je event. 

3. Rider

Een rider is een lijst van beschikbare voorzieningen die een optreden mogelijk maken. Soms hebben artiesten een technische rider, sommigen hebben ook een hospitality rider. In een technische rider staan alle technische eisen van de artiest beschreven. Denk aan de concrete Klank & Licht apparatuur die de artiest nodig heeft, de backline en welke technici vereist zijn om het optreden technisch perfect uit te kunnen voeren. 

Op een hospitality rider staan alle verzoeken die het de artiest zo comfortabel mogelijk maken – vóór, tijdens en na het optreden. Denk aan eten en drinken, handdoeken, beveiliging van de kleedkamers, vervoer, overnachting, een personal assistant en eventueel enkele gratis tickets voor familie en vrienden. 

Nvdr: onderschat het belang van het tegemoetkomen aan de zaken gevraagd in de rider(s) niet. Om artiesten te boeken en hen de beste performance te laten geven, faciliteer je hen best zo goed mogelijk. Vaak reizen artiesten van optreden naar optreden, en dan zijn ze straks erg blij met wat jij voor hen voorzien hebt... 

4. Verplaatsingskosten

Bespreek tijdens het boeken van je artiesten zeker ook of de verplaatsingskosten die ze voor je event zullen maken inbegrepen zitten in de prijs. Hier horen ook eventuele hotelkosten bij wanneer je event tot in de vroege uurtjes doorgaat. 

5. Voldoende elektriciteit

Ga op voorhand zeker na of er op je locatie voldoende elektriciteit voorzien is om de act van je artiest te laten plaatsvinden. Bij twijfel kan je best een extra generator voorzien. Zo ben je er zeker van dat je act effectief kan doorgaan. Indien je feest of event in een tuin of tent doorgaat, zorg je er idealiter voor dat de generator ergens tactisch opgesteld staat – waar je gasten hem niet horen draaien. Tegenwoordig heb je ook stille generatoren; pols even bij je audiovisuele partner hoe die je hierin kan adviseren en welke afspraken dienen te worden gemaakt bij op- en afbouw van je event.