De perfecte locatie voor je evenement

Organiseer je binnenkort een congres? Of staat er binnenkort een bedrijfsfeest op de agenda? Dan ben je ongetwijfeld op zoek naar een geschikte locatie. Op welke zaken let je best voor de organisatie van jouw event? Onze checklist helpt je op weg naar de perfecte locatie voor je evenement.

Foto (boven): Kasteel van Terblock

Bereikbaarheid

Is de locatie die je gekozen hebt vlot bereikbaar voor iedereen? Met koning auto geraak je zo goed als overal, maar hou rekening met spitsuren en gasten die met het openbaar vervoer reizen. Nodig je ook internationale gasten uit?  Dan is het misschien wel fijn om een locatie te kiezen die niet te ver van de luchthaven verwijderd is. Probeer de reistijd van je gasten zoveel mogelijk te beperken. 

Capaciteit

Zorg dat je locatie voldoende ruim is, zodat je er alle geplande activiteiten in kan organiseren voor het aantal gewenste aanwezigen. Waak er echter ook over dat de locatie niet té groot is, aangezien de ruimte dan al snel leeg lijkt. Indien het moeilijk is om een locatie met de juiste capaciteit te vinden, kan je een deel van een  grotere locatie afsluiten met wanden om zo een intiemere sfeer te creëren. Een indoor locatie die wat krap is, kan je dan weer uitbreiden door een buitentent te plaatsen. 

Foto via Antwerp Expo

Elektriciteit en water

Ga na of de locatie die je op het oog hebt zwaar verbruik van elektriciteit aankan. Misschien voorzie je best voor extra stroomvoorziening door een of meerdere generators te huren. Heeft jouw event nood aan stromend water, bijvoorbeeld voor cateringdoeleinden? Controleer dan of jouw gekozen locatie dit kan bieden, of overleg met je event planner.  

Catering

Voorzie je eten op jouw evenement? Stem dan eerst even af met de uitbaters van je locatie, zodat je weet of je locatie al dan niet zelf catering aanbiedt. Als dit niet het geval is en je zelf een cateraar aanstelt, is het belangrijk om te controleren of de gekozen locatie wel voldoende voorzieningen heeft om jouw cateraar zijn taak te kunnen laten volbrengen. In de perfecte locatie voor je evenement kun je vaak wel extra ingehuurde keukenmaterialen plaatsen, of een stukje ‘werktent’ aanbouwen voor je cateraar.

Foto via Huis Empire 

Parking

Beschikt de locatie waar je jouw event wil laten doorgaan over voldoende parkeerplaatsen? Zorg dat je e genodigden hun snel kunnen auto kwijtgeraken.Plaats in de buurt van je event voldoende bordjes om aan te geven waar de parking zich bevindt, zodat genodigden meteen naar de juiste plaats kunnen rijden. Zoek ook uit of de parking 24/7 open is en of deze betalend is of niet. Desgewenst voorzie je vooraf betaalde parkingtickets die je aan je genodigden bezorgt

Vestiaire

Zorg dat je vestiaire op een tactische plaats kan worden opgebouwd, zodat de flow van je event meteen goed zit. Zorg dat de vestiaire voldoende groot is en over genummerde tickets beschikt, zodat alle jassen en tassen veilig opgeborgen kunnen worden. Zorg dat deze vestiaire hoe dan ook steeds bewaakt wordt, want klachten over diefstal zetten een enorme domper op je evenement.

Akoestiek en geluid

Zal op jouw evenement gespeecht worden? Wordt er audio afgespeeld? Dan zit de akoestiek van jouw locatie maar beter goed. Zorg voor een sterke en tijdige briefing van je sound & light team over je verwachtingen en de doelstellingen van je event op audiovisueel vlak. Ga ook na of jouw evenement geluidshinder zal veroorzaken en waarschuw indien nodig proactief de omwonenden.

Foto via HQ Play AV

Sanitair

Wat ook zeer belangrijk is, is dat het sanitair op jouw evenement het aantal mensen aankan. Reken minstens één wc en één urinoir per honderd bezoekers. Als jouw locatie niet genoeg toiletten heeft, kan je er ook bijhuren. Let ook op de locatie van het sanitair, en op de properheid van het sanitair doorheen je event. Schone toiletten dragen ook bij tot een topervaring voor je aangewezige gasten.

Bereik en wifi

Bij het organiseren van een zakelijk event, is het belangrijk dat alle interne en externe communicatie vlot kan verlopen. Een goed bereik dankzij een vlotte wifi-verbinding is hierbij essentieel. 

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met leuke nieuwigheden in de eventsmarkt, trends, tips en tricks en nog veel meer.