Alle praktische vragen voor je je eventlocatie boekt

Je eventlocatie kiezen doe je op basis van enkele criteria die voor jouw doelstellingen en thema belangrijk zijn. Vooraleer je tot een definitieve keuze overgaat, ken je best het antwoord op een aantal praktische vragen. Het volgende handige lijstje laat je nadenken over duidelijke en minder duidelijke aspecten van zaalverhuur en -beheer.

Foto (boven) via Loft 130

Vragen over timing

• Is de eventlocatie op de datum van je event nog beschikbaar?
• Hebben jullie het exclusieve gebruik van de locatie tijdens jullie event?
• Vanaf welke dag en uur kan je terecht in de zaal voor opbouw? Tot welk uur voor afbouw?
• Kan je de hele dag en avond gebruik maken van de locatie?
• Is er een verplicht einduur waarmee je best rekening houdt?
• In welke ruimtes zijn er cijfercodes en beveiligingsmechanismen aanwezig?
• Tot hoe laat kan een afsluitende receptie ’s avonds of ‘s nachts doorgaan?
• Dien je security te voorzien vanaf een bepaald uur?

Foto via Tiendschuur Herkenrode

Vragen over de ruimte zelf

• Wat is de precieze capaciteit van de locatie in al haar onderdelen en modaliteiten (zittend, staand)?
• Kun je een zaalplan krijgen met daarop de juiste afmetingen?
• Van welke ruimtes binnen of buiten (tuinen / vijvers) mag je gebruik gemaakt worden volgens jouw huurcontract? 
• Verandert de uitvoering van je event wezenlijk van karakter wanneer de weersomstandigheden omslaan?
• Voldoen de sanitaire voorzieningen voor je verwachte aantal aanwezigen?
• Zijn alle ruimtes in dezelfde mate toegankelijk voor mensen met een handicap?
• Is er voldoende parkeergelegenheid voor al je genodigden?
• Is de parking vrij toegankelijk of heb je een code nodig?
• Is er een interne bewaking of een veilige ruimte beschikbaar voor de goederen die je meebrengt?
• Is er een vestiaire? Zijn er nummertjes voorzien of breng je die best zelf mee?
• Is de toelevering van al je materialen makkelijk uitvoerbaar – kan de chauffeur met zijn of haar vracht makkelijk tot aan het uitlaadpunt rijden?

Foto via Huis Empire

Vragen over de organisatie

• Heb je volledige vrijheid tot het aankleden van de ruimtes die je gereserveerd hebt? 
• Beschikken de jou toegezegde ruimtes over het gewenste aantal stoelen, tafels, beamers en projectieschermen, of dien je alles in te huren?
• Past de beschikbare infrastructuur bij jouw doelstellingen en plannen?
• Voldoen de technologische middelen aan je verwachtingen of dien je audiovisueel materiaal in te huren?
• Heb je de mogelijkheid om alle apparatuur op voorhand uit te testen?
• Is een locatiemanager en/of technicus zelf aanwezig op de dag van het event?
• Werkt de eventlocatie samen met vaste cateraars of kan je zelf kiezen?

Foto via Meeting- en Eventcentrum Staf Versluys

Vragen over de kosten

• Wat is de totale prijs voor het huren van de eventlocatie (zaal, apparatuur, water en elektriciteit, diensten) en wat zijn eventuele bijkomende kosten?
• Werk je met een voorschotfactuur of betaal je alles in één keer?
• Verschilt de zaalhuurprijs tijdens de week van die in het weekend?
• Hoe is de locatie verzekerd met het oog op eventuele diefstal en ongevallen?
• Moet je zelf nog een verzekering afsluiten?
• Wat zijn de algemene voorwaarden als je wil annuleren?