11 tips voor een geslaagde online meeting

Desperate times call for desperate measures. Deze bijzondere tijden laten ons geen andere keuze dan over te schakelen naar enkele bijzondere alternatieven. Zo is het vandaag de dag geen uitzondering meer dat een vergadering digitaal plaatsvindt. Hieronder vind je 11 tips terug voor een geslaagde online meeting!

1. Kies een geschikt platform

Sinds de komst van het coronavirus is geen enkel virtueel platform nog onbekend terrein. Start door enkele bekende platforms te exploreren voor je online meeting, zoals Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts,... Elk platform beschikt over enkele bijzondere kenmerken. Neem de tijd om hun unieke functies te ontdekken en ze met elkaar te vergelijken.  Zo vind je ongetwijfeld al snel het platform dat perfect bij jou past!

2. Zoek een rustige omgeving op

Zoek voor je online meeting een geschikte werkplaats op waar voldoende rust aanwezig is. Het is zowel voor jezelf als voor anderen niet prettig wanneer het gesprek constant gestoord wordt. Vermijd jengelende kinderen en verveelde katten die over je toetsenbord lopen, en ga even voor stilte.

3. Zorg voor een professionele uitstraling

Als organisator van een online meeting wil je hoogstwaarschijnlijk graag professioneel overkomen. Trek -op z’n minst- verzorgde bovenkledij aan en zorg voor voldoende verlichting. Zo kan iedereen elkaar goed zien.

4. Neem voldoende tijd

Misschien wel de allerbelangrijkste tip: neem voldoende tijd. Niet iedereen is even vaardig met het bedienen van deze nieuwe online meeting tools. Lukt iets niet direct, geen probleem. Hoe meer je deze digitale tools gebruikt, hoe sneller je het systeem onder de knie krijgt! Neem genoeg tijd om jezelf hieraan te laten wennen, en test indien mogelijk de settings op voorhand alvast uit.

5. Check je internetverbinding

Vermijd vervelende haperingen tijdens je online meeting door op voorhand je internet verbinding extra te checken. Werk je van thuis uit, zorg dan dat eventuele huisgenoten op een ander WIFI-netwerk zijn aangesloten. Hoe meer mensen namelijk gebruik maken van eenzelfde verbinding, hoe trager het internet.

6. Installeer een vast chat-kanaal

Bij het plannen van jouw online meeting, installeer je best een vast chat-kanaal - voor alle partijen toegankelijk. Wanneer er dan toch iets mis is met de WIFI-verbinding, kunnen jullie elkaar snel op de hoogte brengen van het probleem. Je kan via dit kanaal ook enkele handige documenten met elkaar delen tijdens een gesprek.

7. Maak een vergaderagenda op

De kans is groot dat er verschillende online meetings gepland staan per week. Maak daarom een vergaderagenda aan om het overzicht makkelijk te bewaren.  Baken op voorhand enkele zaken af die je zeker besproken wil hebben. Breng ook je gesprekspartners hiervan op de hoogte.

8. Vermijd chaos

Misschien ontmoeten jullie tijdens een online meeting wel een groot aantal deelnemers. Brief je team dan op voorhand, en vermijd chaos door op voorhand duidelijke afspraken te maken over het verloop van jullie meeting. Praat niet door elkaar en respecteer andermans mening. Duid een voorzitter aan die deze afspraken even kort overloopt en de controle over het gesprek bewaart.

9. Probeer het kort te houden

Velen schatten niet voldoende in hoe intensief een online meeting wel kan zijn. De productiviteit van het overleg neemt ook af naarmate deze langer duurt. Probeer daarom de vergadering relatief kort te houden. Is een langere meeting onvermijdbaar? Las dan af en toe een korte pauze in, en zorg voor voldoende tijd tussen meetings - indien meerdere op elkaar volgen.

10. Maak notities

Er worden ongetwijfeld heel wat interessante zaken besproken tijdens jullie online meeting. Laat hiervan niets verloren gaan en duid op voorhand een ‘notulist’ aan. Deze persoon maakt een verslag op van de digitale vergadering. Op het einde wordt dit verslag naar alle aanwezigen doorgestuurd.

11. Vraag om feedback

Evalueer na ieder overleg even kort jullie werkzaamheden. Wat heeft de online meeting ons nu opgeleverd? Zijn er punten die verbeterd kunnen worden? Wat ging goed en minder goed? Vraag deze feedback niet enkel op, ga er ook zelf mee aan de slag. Zo blijven jullie je ook als team verder ontwikkelen richting een feilloze digitale meetingcultuur.