Zo organiseer je een personeelsfeest

Een personeelsfeest is vaak de ultieme manier om de onderlinge band tussen je werknemers te versterken, en hen committed te houden binnen je bedrijf. Op tactische momenten wil je je personeel bedanken voor het gepresteerde werk, voor de behaalde targets of voor het harde werk van de voorbije periode. Samen met House of Events organiseer jij straks een kanjer van een personeelsfeest – zo eentje waar ze de weken erna nog lang over napraten!

Foto (boven) via Hangar 43

1. Maak je checklist aan

House of Events maakt het plannen van je personeelsfeest graag makkelijk, dankzij onze online checklist.  Die helpt je van A tot Z bij het plannen van al je feesten en events. Samen houden we de stand van zaken bij. Dankzij ons ruim aanbod aan kwalitatieve, betrouwbare event professionals werk jij zó je checklist af. Handig! 

2. Definieer je doel

Er zijn verschillende redenen om een personeelsfeest te organiseren. Misschien behaalde je bedrijf de laatste targets, vieren jullie een jubileumverjaardag of zetten jullie het nieuwe (boek)jaar in. Wat de redenen ook mogen zijn, de doelen van je event bepalen ook de invulling van je personeelsfeest. Soms zal je sprekers, presentaties of andere voordrachten voorzien. In andere gevallen ga je eerder op zoek naar gepaste animatie, muziek of een leuke dj. 

3. Bepaal je budget

Bepaal in deze fase welk budget je voor ogen hebt voor je personeelsfeest. Dit is, in functie van het aantal werknemers, een belangrijke factor. Het budget dient als leidraad doorheen het plannen van je personeelsfeest. Zodra je duidelijke doelstellingen en een vast budget voor ogen hebt, kan je aan de tekentafel gaan zitten. 

4. Leg je datum vast

Zodra je budget vastligt, prik je afhankelijk van de doelen, de ideale datum voor je personeelsfeest. In sommige gevallen zoals bij jubilea, behaalde targets of het jaarlijkse nieuwjaarsfeest spreekt de datum voor zich. In andere gevallen kies je zelf wanneer je het personeelsfeest laat plaatsvinden.

5. Geef je concept vorm... of brief je event planner

Vaak staat het team van de interne communicatie of HR in voor de organisatie van het personeelsfeest. Je kan natuurlijk ook een eigen team samenstellen dat uit werknemers van verschillende afdelingen bestaat. Een derde optie is om je event in handen van een ervaren event planner te leggen. Wie er ook instaat voor de organisatie van je personeelsfeest, brief dit team duidelijk over je doelstellingen, het budget dat voorhanden is en de gekozen datum. Op basis van deze informatie kunnen de organisatoren een leuk concept uit werken.

6. Kies je locatie

Kan het personeelsfeest bij jullie op het bedrijf plaatsvinden? Of dien je op zoek te gaan naar een leuke eventlocatie of tent? Afhankelijk van het concept, het aantal genodigden en het budget kies je een locatie met de nodige voorzieningen zoals presentatiemateriaal, dansvloer, dj-set,… 

Foto via Calypso 

7. Stuur je uitnodiging

De organisatie van een personeelsfeest brengt een hele aparte dynamiek met zich mee. Aangezien het hele gebeuren van binnenuit georganiseerd wordt, kan je ook gebruikmaken van de interne online- en offline communicatietools. Maak gebruik van prikborden, plak posters in de wc’s, personaliseer muismatten of maak gebruik van post-its. Schakel je diensthoofden in, plaats een artikel in het personeelsblad, verspreid informatie via intranet, ad valvas of televisieschermen, stuur een mail uit… Zo maak je van jullie aankomend event vast the talk of the day!

8. Leg je leveranciers vast

In deze fase geef je een concrete invulling aan je concept. Voorzie je een uitgebreid diner voor je personeel? Ga dan op zoek naar een geschikte cateraar. Werk je in een bepaald thema voor je jubileum? Spreek dan verhuurbedrijven aan voor het nodige decoratiemateriaal. Denk ook aan een leveranciers van licht & geluid, niet in het minste voor het verzorgen van jullie perfecte presentatie. 

9. Voorzie de nodige animatie

Nodig je sprekers uit voor je personeelsfeest? Brief hen dan tijdig over het verloop en de inhoud van het event. In alle andere gevallen ga je op zoek naar gepaste animatie zoals een dj, muzikanten of leuke act die in het concept van je personeelsfeest passen.

Foto via Aksident

10. Zorg voor een fijne souvenir!

Sluit een spetterend personeelsfeest af met een leuke souvenir. Wat dacht je bijvoorbeeld van een leuke photobooth of een ander bedankje. Geef je werknemers iets mee waardoor ze julli personeelsfeest nooit zullen vergeten!