Zo brief je je eventbureau: 7 tips

Organiseer jij binnenkort een evenement? Natuurlijk wil je graag dat je event een groot succes wordt. Hier kan je zelf al deels voor zorgen door je eventbureau een sterke, volledige briefing mee te geven op dag één. Wat houdt dit dan precies in? Ontdek hier enkele zaken die best meteen meegeeft om een schitterend event te garanderen!

Foto (boven): Event Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Joshua D'Hondt

1. Je doel

Denk op voorhand goed na over wat je graag wil bereiken met je event. Wil je een product lanceren, of een afdeling in de kijker zetten? Wil je je personeel graag in de bloemetjes zetten, of dient je event een commercieel doel? Stel samen enkele Key Performance Indicators voor het welslagen van je event op, zodat je daags nadien samen heel praktisch kan evalueren of je event als geslaagd kan worden beschouwd. 

Foto via KonseptS

2. Je budget

Afhankelijk van wie het event financieel zal dragen, kan je een door het management afgetekend budget communiceren aan je eventbureau. Wees eerlijk en realistisch over de grootorde van je budget, zodat je eventbureau heel snel en praktisch voor je aan de slag kan. Zij zullen je wijzen op mogelijke besparingen of net op extra accenten die binnen jouw budget tot de mogelijkheden behoren.

3. Je identiteit

Wanneer je een eventbureau inschakelt voor je event, start je best door je bedrijf of merk uitgebreid voor te stellen. Vertel hoe je bedrijf of merk ontstaan is, en hoe het door de jaren geëvolueerd is en hoe jullie bedrijfscultuur er op heden uitziet. Ook de waarden, visie en missie die jullie als bedrijf of merk nastreven, zijn zeer interessante gegevens om mee aan de slag te gaan. Door meteen een duidelijk beeld te schetsen, weet je eventbureau meteen wie jullie zijn én waar jullie voor staan. Zo kan hun team al deze informatie vanaf de start mee betrekken in hun brainstorm. 

4. Je huisstijl

Om ervoor te zorgen dat het event perfect aansluit bij je bedrijf, doe je er goed aan om je huisstijl ook voor te leggen op de meeting. Zo kan dit geïncorporeerd worden en wordt het event echt iets dat perfect aansluit bij je bedrijf. Neem hier bijvoorbeeld marketingmateriaal of je White Paper voor mee. Mag het allemaal wat losser? Ook inside jokes van binnen de kantoormuren horen je event planners graag! 

Foto via New Balls Please

5. Je gasten

Probeer zo duidelijk mogelijk het profiel van je genodigden te briefen aan je eventbureau. Wie is je doelgroep: is het event intern of extern gericht? Zijn de genodigden klanten of medewerkers? Heb je een lijst van mensen die je zó kan aanschrijven en uitnodigen, of dient je event agency ook te zorgen voor de recrutering van je gasten? 

6. Je prioriteiten

Heb je zelf al een periode of locatie in gedachten, of spar je hier eerst graag even over met je eventbureau? Je agency kent vast ontzettend veel leuke feestzalen, eventlocaties en geschikte feesttenten in diverse regio’s. Indien jij -of je leidinggevende- zelf al een uitgesproken mening heeft over bepaalde aspecten van je event, bijvoorbeeld over het type catering dat jullie er wensen, de bepaalde aankleding of animatie, ... geef dit dan zeker ook mee aan je eventbureau.

7. Je historiek 

Misschien organiseerde je in het verleden al een soortgelijk event, en noteerde je al do’s en don’ts voor een volgende editie? Laat het dan zeker niet om dit te vermelden bij je eventbureau. Zo weten ze welke formule al dan niet goed werkt binnen jullie doelgroep.

---

Op basis van je briefing zal je eventbureau een voorstel op maat van je bedrijf maken. Vraag, wanneer jullie eventdatum dichterbij komt, nog eens om samen het volledige event te doorlopen. Zo weet je zeker dat alles goed zit én kan je de nacht voor the big day op je beide oren slapen!