To do's bij het organiseren van je event

Budgetten, draaiboeken, toelatingen… Er komt veel kijken bij het organiseren van een event. House of Events houdt het hoofd koel en overloopt voor jou de zaken waaraan je best denkt bij het organiseren van een event.

Foto (boven) via Faculty Club

Bepaal je doel 

In de eerste stap van het organiseren van een event bepaal je de boodschap die je wil overbrengen en de doelen die je wil bereiken. Op basis daarvan kan je een doelgroep afbakenen en nadenken over het type event dat daar het beste bij past. Geef antwoord op de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe en bedenk daarna een leuk concept dat een meerwaarde biedt voor alle aanwezigen.

Deel je budget op 

In de conceptfase maak je een richtbudget op, zodat je een idee krijgt van het kostenplaatje van je event. Deze schatting is de richtlijn doorheen je organisatieproces. Het is natuurlijk perfect mogelijk dat je onderweg hier en daar kleine aanpassingen doorvoert. Denk eraan een meerbudget en cours de route steeds steeds te laten goedkeuren door je management of opdrachtgever.

Werk je concept uit

Nu je weet wat je wil zeggen, tegen wie en hoé, kan je concrete invulling beginnen te geven aan je idee. Ga op zoek naar een geschikte eventlocatie of feesttent, maak een lijst met genodigden en prik een datum. Stuur je save the dates zo snel mogelijk uit. 

Foto via Blue Moon

Nodig je gasten uit

Afhankelijk van je type event zal je bepaalde communicatietools inschakelen om je genodigden te laten weten dat je straks naar je event dienen te komen. Werk een degelijk communicatie- en contentplan uit, en onthoud dat je zowel vóór, tijdens als nà je event best zo luid en aanwezig mogelijk communiceert bij je doelpubliek – zeker als het event belangrijk is voor het welslagen van je jaarplannen.

Zorg voor de nodige formaliteiten

Bij de organisatie van een event komt heel wat kijken. Gelukkig helpen tools zoals draaiboeken, inplantingsplannen en onze checklist je al een heel eind op weg.  De papiermolen gaat nog verder met vergunningen, toelatingen verzekeringen,… 

Geef vorm aan je event

Het concept is klaar, je locatie en datum liggen vast. Tijd om je idee invulling te geven met de diensten van leveranciers. Denk aan catering, animatie, techniek, decoratie, aankleding,… Ook de zoektocht naar geschikt personeel mag je niet onderschatten: stagehands, event planners, parkingboys, security, hostessen,… 

Foto via The Lab

Nazorg en evaluatie  

Last but not least - jammer genoeg een stap die te vaak wordt overgeslagen: zorg voor de nodige nazorg en evaluatie. Neem na je event de tijd om je deelnemers en partners te bedanken, massaal foto’s te delen, PR-aandacht te vragen en intern te evalueren. Heb je de vooropgestelde doelstellingen bereikt? Mag jij je event met recht en reden ‘geslaagd’ noemen? 

Veel succes!